Mon argent, mon organisation, mon droit de comprendre

La reddition de comptes : quand l’accès à l’information devient un enjeu de gouvernance

Dans de nombreux organismes et associations, la confiance constitue le fondement de la relation entre les membres et les dirigeants. On tient pour acquis que les décisions sont prises dans l’intérêt collectif et que la gestion est rigoureuse. Pourtant, lorsque vient le temps d’accéder à l’information financière, cette confiance trouve parfois ses limites.

Il existe au Québec de nombreux organismes, comités et associations — syndicats de copropriétaires de condominiums, clubs sociaux ou associations de propriétaires autour d’un lac, pour n’en nommer que quelques-uns. Généralement constitués en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec, ces organismes sans but lucratif sont exonérés d’impôt sur le revenu.

Les états financiers annuels de plusieurs de ces organismes ne font pas l’objet d’un audit externe, notamment en raison de leur taille, de leurs revenus limités ou de l’absence d’obligation légale. Autrement dit, la personne responsable de la comptabilité, habituellement le trésorier du conseil d’administration, se contente bien souvent de compiler les données financières afin de les présenter lors de l’assemblée générale annuelle des membres.

Gestion bénévole et confiance interne

Dans l’imaginaire collectif, le terme « bénévole » bénéficie d’une forte aura de confiance. Lorsqu’une personne accomplit une tâche sans rémunération, ou pour une rémunération symbolique, on tend à lui accorder spontanément une grande crédibilité. Comme membres, nous sommes reconnaissants de cet engagement et enclins à éviter toute remise en question. Cette dynamique peut toutefois mener à une forme d’immunité implicite à la critique. À cela s’ajoute le fait que la comptabilité demeure, pour plusieurs, un domaine perçu comme technique, complexe, voire intimidant. Il devient alors tentant de déléguer entièrement cette responsabilité sans exercer de réel suivi.

La confiance est une valeur essentielle dans une organisation bénévole,
mais la confiance aveugle peut devenir une faiblesse de gouvernance.

Dans les petits organismes, une autre réalité doit également être reconnue : le trésorier assume souvent l’ensemble du cycle comptable, de comptabilisation des transactions, incluant les entrées et les sorties de fonds, jusqu’à la préparation des états financiers. Cette concentration des responsabilités est compréhensible dans un contexte bénévole où les ressources sont limitées, mais elle va à l’encontre d’un principe fondamental de contrôle interne : la séparation des fonctions.

Il ne s’agit pas ici de remettre en question la bonne foi des personnes bénévoles qui acceptent des responsabilités importantes. Il s’agit plutôt de reconnaître qu’une bonne intention ne remplace pas des mécanismes de gestion adéquats.

Lorsqu’une seule personne contrôle toutes les étapes du cycle financier et devient la principale source d’information, l’organisation devient vulnérable, même sans intention malveillante. Le risque d’erreur ou d’irrégularité augmente. Une saine organisation ne dépend jamais entièrement de la mémoire ou des connaissances d’une seule personne. La documentation et l’accès partagé à l’information assurent aussi la continuité et garantissent à l’organisation sa pérennité.

Les mécanismes de contrôle ne sont pas une marque de méfiance envers les personnes; ils sont une protection contre les erreurs, les malentendus et les situations où une seule personne détient trop de responsabilités. La transparence agit ainsi comme un mécanisme de prévention. Elle permet de répondre aux questions avant que les perceptions, les frustrations ou les soupçons ne prennent place. À l’inverse, l’accès restreint à l’information alimente les doutes et peut fragiliser durablement la confiance. Dans certains cas, un refus systématique et répété de collaboration peut constituer un indice de détournement de fonds, de conflits d’intérêts ou de pratiques de favoritisme envers certains fournisseurs.

La transparence financière est un principe essentiel de saine gouvernance.

Il convient de rappeler une distinction fondamentale : une société par actions, entité privée, appartient à ses actionnaires, tandis qu’un organisme ou une association repose sur une structure collective et appartient à ses membres. Cette nuance est loin d’être anodine. Les membres ne sont pas de simples observateurs; ils sont les véritables détenteurs des droits rattachés à l’organisation.

Quand l’accès à l’information devient un enjeu

Malgré ce principe, il n’est pas rare de constater que l’accès à l’information comptable est limité, voire refusé, à certains membres. Demandes de consultation des relevés bancaires ignorées, refus de transmettre des pièces justificatives, accès restreint aux livres comptables : ces situations, bien que préoccupantes, sont souvent banalisées sous prétexte de protection de la vie privée, de lourdeur administrative ou encore de manque de temps.

Prenons un exemple simple.
Dans un syndicat de copropriété, un copropriétaire souhaite consulter le contrat de services immobiliers accordé par le conseil d’administration à une firme externe. Il ne demande pas un privilège, mais l’accès à une information qui concerne directement la gestion des fonds collectifs. Pourtant, on lui refuse l’accès, invoquant des motifs vagues ou qui demeurent difficiles à concilier avec les principes de transparence. Ces arguments ne devraient jamais servir à justifier une opacité financière.

Cet exemple soulève une question fondamentale : comment un membre peut-il comprendre ce qui se passe ou exercer un rôle de surveillance minimal si l’accès à l’information lui est refusé?

Un principe appuyé par la profession comptable

L’Ordre des Comptables Professionnels Agréés du Québec (CPA Québec)¹ place la protection du public et l’intérêt collectif au cœur de sa mission. Cette responsabilité repose notamment sur des valeurs fondamentales d’intégrité, de transparence et de saine gouvernance. La transparence n’est donc pas une simple bonne pratique administrative; elle est une condition essentielle à l’établissement et au maintien d’une relation de confiance.

Sans transparence, la reddition de comptes devient impossible.

Au-delà des explications verbales

Dans plusieurs cas, on se contente de réponses générales : « tous les membres ont payé leur cotisation » ou « tout est conforme aux règlements ». Or, une affirmation, qui paraît de bonne foi, ne constitue pas une preuve. La reddition de comptes ne peut reposer uniquement sur des explications verbales. La reddition de comptes ne signifie pas simplement et brièvement présenter des chiffres une fois par année.

Les membres contribuent financièrement au fonctionnement de l’organisme. À ce titre, ils sont en droit de s’assurer que les sommes ont effectivement été perçues et correctement comptabilisées. Lorsque des doutes raisonnables sont soulevés, l’accès à des éléments vérifiables — tels que les preuves de paiement ou les registres de cotisation — devrait être possible.

Oser demander, même sans être comptable.

Refuser cet accès, ou le remplacer par de simples assurances, ne répond pas aux exigences minimales de transparence. Une gestion saine repose non seulement sur la confiance, mais aussi sur la capacité de la démontrer. Elle implique la capacité d’expliquer les décisions prises, de démontrer la gestion des fonds et de répondre aux questions légitimes des membres.

Vers une culture de transparence

Favoriser l’accès à l’information ne signifie pas instaurer un climat de suspicion, mais plutôt renforcer une culture de transparence et de responsabilité. Cette culture de transparence repose toutefois sur une responsabilité partagée. Les membres ne doivent pas hésiter à poser des questions, demander des explications et consulter les documents pertinents lorsqu’ils souhaitent mieux comprendre la gestion de leur organisme. Ils n’ont pas besoin d’être des experts en comptabilité pour exercer leur capacité de surveillance. Les notions comptables peuvent parfois sembler complexes, mais il ne faut jamais perdre de vue une évidence : ces fonds leur appartiennent collectivement. S’informer, questionner et chercher à comprendre ne constitue pas un manque de confiance; c’est un geste responsable envers l’organisation dont ils font partie.

Faire confiance ne signifie pas renoncer à comprendre.

Un droit reconnu par la loi — sans ambiguïté

Le Code civil du Québec est clair : l’accès à l’information n’est pas une faveur. C’est un droit. Dans les limites prévues par la loi, les membres disposent d’un droit d’accès aux livres et registres de l’organisation.

Autrement dit : l’information comptable n’appartient pas au trésorier ni au conseil d’administration. Elle appartient aux membres.

Quant aux lois sur la protection des renseignements personnels, elles ne devraient pas être invoquées de façon automatique pour restreindre l’accès à l’information, d’autant plus que les documents comptables contiennent généralement peu, voire pas, de renseignements personnels sensibles concernant les membres. Elles prévoient d’ailleurs certaines situations où l’utilisation de renseignements peut être permise, notamment lorsqu’elle vise des fins compatibles, l’intérêt des personnes concernées ou la prévention des irrégularités.

Conclusion

En définitive, la transparence n’est pas une contrainte administrative. Elle est la base même de la confiance. La transparence ne signifie pas l’absence de règles. Elle signifie que les règles ne servent pas à cacher l’information.

Une organisation transparente ne craint pas les questions. Au contraire, elle les considère comme une occasion d’améliorer la compréhension et la confiance des membres. La transparence n’est pas une remise en question des personnes; c’est une protection de l’organisation.

Transparence et protection des renseignements peuvent coexister.
Refuser l’accès, sans justification valable, n’est pas une mesure de prudence.
C’est un problème de gouvernance.

1. https://cpaquebec.ca/fr/grand-public/